Are you looking for a new opportunity where you can showcase your customer service skills? If so, consider this opportunity to support our team within the Forest Industry Division with the Ministry of Natural Resources (MNR).
The Forest Industry Division supports the Ontario forest industry and is responsible for business development, emerging markets and trends, wood promotion, wood supply information, allocation, licensing, measurement and use of Crown timber, forest tenure, forest economics, timber pricing, harvest revenues, forest products trade and the emerging forest bio-economy.
Please Note: This competition may be used to fill future temporary and permanent Administrative Assistant positions within MNR in the Sault Ste. Marie Area.
OPS Commitment to Diversity, Inclusion, Accessibility, and Anti-Racism:
We are committed to build a workforce that reflects the communities we serve and to promote a diverse, anti-racist, inclusive, accessible, merit-based, respectful and equitable workplace.
We invite all interested individuals to apply and encourage applications from people with disabilities, Indigenous, Black, and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions.
Visit the OPS Anti-Racism Policy [https://www.ontario.ca/page/ontario-public-service-anti-racism-policy] and the OPS Diversity and Inclusion Blueprint [https://www.ontario.ca/page/ops-inclusion-diversity-blueprint] pages to learn more about the OPS commitment to advance racial equity, accessibility, diversity, and inclusion in the public service.
We offer employment accommodation across the recruitment process and all aspects of employment consistent with the requirements of Ontario's Human Rights Code [http://www.ohrc.on.ca/en/ontario-human-rights-code]. Refer to the "How to apply" section if you require a disability-related accommodation.
What can I expect to do in this role?
As an Administrative Assistant, you will:
• provide administrative support to the Section managers and their staff
• serve as a member of the Section's financial team
• provide receptionist duties (greet visitors, answer calls)
• prepare confidential and daily correspondence
• provide customer service by providing routine and general guidance and information to internal/external clients
How do I qualify?
Technical Knowledge
You have:
• knowledge of administrative systems, processes and methods
• demonstrated experience providing customer service following standards and protocols
• knowledge of financial systems, budget tracking and reconciliation
• experience with records management
Office Equipment Knowledge and Skills
You have:
• knowledge of, and experience working with computer technology and software programs including e-mail, calendars, internet/intranet, word processing, spreadsheets, database and presentation software
• knowledge of office equipment including desktop/laptop computers, fax machine, photocopiers, projectors, telephones and voicemail
Communication and Interpersonal Skills
You have:
• demonstrated communication and interpersonal skills to deal with staff, the public and clients
• the ability to use tact, discretion, judgement and confidentiality
• the ability to prepare correspondence, and proofread and edit documents
Analytical and Organizational Skills
You have:
• the ability to work independently, prioritize and manage workload, meet deadlines and respond and adapt to changing priorities
• demonstrated reasoning and problem solving skills
• demonstrated organizational, analytical and planning skills
Additional Information
Address:
1 English Permanent, 70 Foster Drive, Suite 500, Sault Ste Marie, North Region
Compensation Group:
Ontario Public Service Employees Union
Understanding the job ad - definitions
Schedule: 3.7
Category: Administrative and Support Services
Posted on: Monday, November 13, 2024
How to apply:
1. You must apply online [https://www.gojobs.gov.on.ca/Apply.aspx?Language=English&JobID=222804].
2. Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips, Tools and Resources.
3. Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We rely on the information you provide to us.
4. Read the job description to make sure you understand this job.
5. OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.
6. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please Contact Us [https://www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx]to provide your contact information. Recruitment services team will contact you within 48 hours.
Please be advised that the results of this competition may be used to form an eligibility list of qualified candidates to potentially fill future vacancies represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). In accordance with the Collective Agreement, eligibility lists are shared with OPSEU representatives. By applying to this competition, you are providing consent that your name may be shared with OPSEU representatives.
All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be considered prior to an offer of employment.
Remember: The deadline to apply is Thursday, November 28, 2024 11:59 pm EST. Late applications will not be accepted.
We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.
The Ontario Public Service is an inclusive employer.
Accommodation is available under the Ontario's Human Rights Code [http://www.ohrc.on.ca/en/ontario-human-rights-code].
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Vous êtes à la recherche d'une occasion intéressante qui vous permettra de démontrer vos compétences en service à la clientèle? Si c'est le cas, envisagez cette occasion de soutenir notre équipe au sein de la Division de l'industrie forestière du ministère des Richesses naturelles.
La Division de l'industrie forestière, qui soutient l'industrie forestière de l'Ontario, est responsable du développement des entreprises, des marchés et tendances émergents, de la promotion du bois, de l'information sur l'approvisionnement en bois, de l'allocation, de l'octroi de licences, de la mesure et de l'utilisation du bois des terres de la Couronne, du régime forestier, de l'économie forestière, de la tarification du bois, des revenus de récolte, du commerce des produits forestiers et de la bioéconomie forestière émergente.
Remarque : Ce concours peut servir à pourvoir de futurs postes temporaires et permanents d'adjoint administratif au sein du ministère des Richesses naturelles dans la région de Sault Ste. Marie.
Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme [https://www.ontario.ca/fr/page/politique-de-la-fonction-publique-de-lontario-pour-la-lutte-contre-le-racisme] et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne [http://www.ohrc.on.ca/fr/le-code-des-droits-de-la-personne-de-l%E2%80%99ontario] de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
Au poste d'adjoint administratif, vous devrez :
• fournir un soutien administratif aux gestionnaires de la section et à leur personnel
• faire partie de l'équipe des finances de la section
• exercer des fonctions de réceptionniste (accueillir les visiteurs, répondre aux appels)
• préparer la correspondance confidentielle et quotidienne
• assurer un service à la clientèle en fournissant des conseils et de l'information de nature générale et courante aux clients internes et externes.
À quelles exigences dois-je répondre?
Connaissances techniques
Vous avez :
• une connaissance des méthodes, systèmes et processus administratifs
• une expérience avérée du service à la clientèle dans le respect des normes et des protocoles
• une connaissance des systèmes financiers, du suivi budgétaire et du rapprochement des comptes
• une expérience de la gestion des dossiers
Connaissances et compétences en équipement de bureau :
Vous avez :
• une connaissance et une expérience de la technologie informatique et des logiciels, y compris le courriel, les calendriers, l'Internet et l'intranet, le traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données et les logiciels de présentation
• une connaissance de l'équipement de bureau, notamment les ordinateurs de bureau et portables, télécopieurs, photocopieurs, projecteurs, téléphones et messageries vocales
Compétences en communications et relations interpersonnelles
Vous avez :
• des compétences avérées en communication et relations interpersonnelles pour traiter avec le personnel, le public et les clients
• la capacité à faire preuve de tact, de discrétion et de jugement et à respecter confidentialité
• la capacité à préparer de la correspondance, à relire et réviser des documents
Compétences en analyse et organisation
Vous avez :
• la capacité à travailler en autonomie, hiérarchiser et gérer la charge de travail, respecter les délais, et répondre et s'adapter aux priorités changeantes
• des compétences avérées en raisonnement et résolution de problèmes
• des compétences avérées en organisation, analyse et planification
Renseignements supplémentaires
Adresse:
1 anglais Permanent(s), 70 Foster Drive, Suite 500, Sault Ste Marie, Région Nord
Groupe de rémunération:
Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario
Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions
Horaire: 3.7
Catégorie: Services d'administration et de soutien
Date de publication: le lundi 13 novembre 2024
Comment postuler:
Vous devez postuler en ligne.
Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.
Voir la description de l'emploi pour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindre et nous fournir vos coordonnées. L'équipe des services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.
Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.
Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.
Rappel : La date limite de candidature est le jeudi 28 novembre 2024 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.
La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario .
